Herramientas de limpieza de datos

Hoy en día en el sector empresarial casi el 98 % de la propiedad intelectual esté almacenada electrónicamente. Consciente de esta situación, el personal de IT sabe que es fundamental velar por la seguridad de los datos desde el momento de la adquisición de cualquier aparato electrónico hasta su eliminación.

Con miras a proteger estos datos vitales para las empresas se invierten millones en infraestructura IT, copias de seguridad y políticas de almacenamiento, cumplimiento legal de la protección firewall y confidencialidad. No obstante, a la hora de deshacerse de ordenadores viejos o sistemas con información confidencial, muchos olvidan asegurarse de que la información contenida en estas unidades se elimina de forma permanente, por lo que los interesados quedan en una situación de indefensión ante eventuales violaciones de la seguridad de su información que pueden llegar a ser graves. El 65 % de las organizaciones todavía no cuenta con una estrategia práctica para deshacerse adecuadamente de los aparatos electrónicos viejos de la empresa y destruir los datos electrónicos confidenciales.

Función de las herramientas de limpieza
La mayoría de la gente sabe que con apretar la tecla de suprimir o reformatear el ordenador no es suficiente, ya que incluso después de enviar los archivos a la papelera de reciclaje del ordenador y de reformatear la unidad es posible recuperar los datos eliminados con facilidad. Esto se debe a que al suprimir un archivo o reformatear volúmenes sólo se están eliminando las entradas en el índice o tabla de contenidos referidas a los datos. Para eliminar de forma permanente los datos de un disco duro es necesario utilizar una herramienta de limpieza que sobrescriba estos datos.

Para entender más en concreto el proceso, los archivos se almacenan en un disco duro y se guardan con un patrón preciso de caracteres que genera el sistema operativo del ordenador. Cuando un disco duro o una partición de un disco duro se “limpia” empleando una herramienta de limpieza, el programa sobrescribe todas las ubicaciones accesibles en el disco duro con un patrón de caracteres benigno o generado de forma aleatoria al que a menudo nos referimos como datos absurdos.

Aplicaciones de las herramientas de limpieza
Existen multitud de programas de limpieza de datos disponibles en el mercado además de diversos programas gratuitos. Todos ellos aseguran ser capaces de eliminar de forma permanente los datos del ordenador y pueden descargarse directamente de Internet. Sea cual sea el producto que la empresa decida incorporar en su proceso de gestión de datos, debe tener muy claro que todas las herramientas de limpieza de datos deben satisfacer tres funciones principales:

1) Minimizar las violaciones de datos.
2) Cumplir con la política de confidencialidad de datos y las regulaciones de protección de datos.
3) Proteger la marca y la reputación de la empresa.

Las herramientas de limpieza de datos son vitales para garantizar que la información confidencial no cae en manos indebidas. Es fundamental que las empresas tomen medidas de protección y limpien todos los datos de sus ordenadores viejos y de los portátiles y servidores que vayan a desecharse o dejar de utilizarse.

Pero la limpieza de datos no sólo es fundamental para reducir el riesgo de que se produzcan violaciones de la seguridad, estos programas también ayudan a las empresas a cumplir las leyes y regulaciones relacionadas con la conservación y confidencialidad de los datos. Pese a que las regulaciones relativas a la conservación de datos varía en función de la industria, una gran cantidad de normas industriales y regulaciones gubernamentales muy estrictas ha obligado a las empresas a tomar medidas para reducir al mínimo el riesgo de que la información confidencial de una empresa se pueda ver expuesta a personas no autorizadas. Es importante para las empresas prestar atención a estas regulaciones, ya que las consecuencias de su incumplimiento pueden ser graves. Para una empresa, incumplir estas normas puede tener consecuencias importantes (multas económicas importantes, pérdida de valor bursátil y de la confianza por parte de los clientes, etc.).

Seleccionar una herramienta de limpieza de datos
Las empresas acumulan hoy más que nunca gran cantidad de aparatos electrónicos obsoletos. A esta situación hay que sumar el ritmo al que se están aprobando nuevas normas y regulaciones, requisitos de confidencialidad y otras medidas de seguridad. En este sentido, lo que las empresas a fin de cuentas necesitan es encontrar una solución integral con la que tratar todos los asuntos relacionados con la eliminación de dispositivos electrónicos viejos.

Aunque no es complicado encontrar un producto capaz de limpiar o borrar información, es de vital importancia asegurarse de que el producto elegido permite a la empresa observar las normas y a la vez reducir riesgos. Los directores y el personal de IT responsable tanto de deshacerse del hardware como de la protección de datos deberían asegurarse especialmente de que el producto que buscan:

1. Limpia realmente los datos. La única forma de garantizar que los datos se han eliminado de forma definitiva es sobrescribirlos. Al eliminar los indicadores conseguiremos que el usuario medio no pueda encontrar las unidades o archivos, pero los datos seguirán existiendo. Un “cazador” profesional de información no tendría ningún problema en recuperar los datos de una unidad que sólo ha sido eliminada o reformateada.
2. Limpia todos sus datos. Actualmente existen productos que permiten a los consumidores limpiar sólo determinados archivos, carpetas o unidades. Si una empresa emplea una herramienta que limpia sólo “parcialmente” los datos podría quedar expuesta a numerosos peligros, ya que la mayoría de los ordenadores contienen varias copias de los archivos en diversas ubicaciones.
3. Está certificado. Esto quiere decir que las autoridades han probado el producto y certifican que cumple con los estándares que dice respetar. La mayoría de las herramientas de limpieza del mercado no están certificadas. Si un producto no cuenta con esta certificación es posible que no sea capaz de hacer lo que asegura poder hacer, por lo que tras su uso pueden quedar rastros de datos.
4. Es flexible. Las empresas no quieren tener que cambiar su infraestructura IT al implementar una herramienta de limpieza de datos. En este sentido lo idóneo es buscar un producto que pueda encajar en cualquier tipo de sistema y que no requiera configurar este sistema.
5. Ofrece informes de eliminación. Es indispensable contar con informes que verifiquen o confirmen que se llevó a cabo realmente aquello que se le solicitó hacer. Estos informes deberían documentar todo aquello que se ha limpiado especificando los detalles siguientes: El número de serie y la información sobre la marca/el modelo del disco duro limpiado, la fecha y hora en que se realizó la limpieza de la información y un listado con toda la información que se limpió. Un buen sistema de elaboración de informes le facilitará un resumen exacto de todo lo que se ha llevado a cabo, de forma que un operario pueda remitir el informe con su sistema de gestión activo.
6. Garantiza que las medidas de seguridad se cumplen. Elija una herramienta que cuente con una autorización con licencia, de esta forma se asegurará de que sólo la emplean aquellos que se supone deben utilizarla.

Uso indebido de la herramienta de limpieza de datos
Algunos empleados intentan utilizar estos programas para destruir, esconder u ocultar información en sus discos duros. Es muy importante comprender la naturaleza de estos productos, saber cómo elegir uno para su empresa y cómo usarlos correctamente en el entorno empresarial de forma que se observen todas las normativas vigentes. Si desea proteger a su empresa contra usos indebidos es fundamental que elija una herramienta de limpieza de datos que le permita a usted y a su empresa gestionar tanto el proceso completo como el empleo del software.

Fuente: www.terra.es